Czy można prowadzić dziś biznes nie dysponując podpisem elektronicznym? Pewnie tak, pytanie zasadnicze jednak brzmi: czy warto? W dzisiejszym wpisie szczegółowo wyjaśnimy czym jest podpis elektroniczny, jakie są zalety jego posiadania i jakie formalności są związane z jego uzyskaniem. W geneart.io jest to proces wyjątkowo komfortowy, gdyż dbamy o to, by przebiegł z minimalnym zaangażowaniem Twojego czasu.
Kwalifikowany podpis elektroniczny – co to takiego?
Podpis elektroniczny to w pełni bezpieczne narzędzie, które ułatwia życie prywatne, funkcjonowanie w pracy czy urzędzie, a tym samym oszczędzi Twój czas i pieniądze. Najogólniej rzecz ujmując jest to elektroniczna wersja Twojego tradycyjnego, odręcznego podpisu. Kluczową różnicą jest, że możesz się nim posługiwać w niemalże każdej sytuacji, zdalnie, bez wychodzenia z biura czy domu, bez konieczności osobistego fatygowania się do urzędu, instytucji czy firmy, gdzie jakiś konkretny dokument należy zaakceptować i potwierdzić. Posiadając aktywny e-podpis bez problemu wyślesz pismo na platformie ePUAP lub złożysz wniosek o świadczenie społeczne w systemie Emp@tia, prześlesz e-deklaracje do urzędu skarbowego czy ZUS, dodatkowo – złożysz szereg wniosków czy oświadczeń, koniecznych w codziennym życiu, np. wystąpisz online o wydanie zaświadczenia o niekaralności czy potwierdzenie braku zaległości w opłatach podatkowych.
Z formalnego punktu widzenia kwalifikowany podpis elektroniczny jest cyfrowym zapisem informacji o tożsamości jego posiadacza. Dane te zapisane są w postaci certyfikatu, a co dodatkowo ważne – jest to narzędzie gwarantujące każdorazowo, że tożsamość osoby korzystającej z podpisu kwalifikowanego jest zweryfikowana, zanim uzyska e-podpis, a jego szczegóły oraz dane zostały zaszyfrowane i są bezpiecznie przechowywane. Wszystko to składa się na bezpieczeństwo jego stosowania i tym samym komfort dla obu stron: składającej podpis elektroniczny i odbiorcy dokumentu, który taki podpis zawiera.
Jak założyć i dlaczego warto?
Podpis kwalifikowany umożliwia elektroniczny obrót dokumentami prywatnymi, biznesowymi, czy – jak już wspomniano wyżej – urzędowymi. Jego wykorzystywanie jest w pełni bezpieczne i znacząco przyspiesza i usprawnia szereg procesów, gwarantując płynność w obiegu dokumentów, redukcję czasu koniecznego do dopełnienia formalności, komfort składania podpisu (dowolna pora i miejsce). Warto wspomnieć, że upowszechnianie jego stosowania zdecydowanie sprzyja również ochronie środowiska (eliminowanie konieczności przemieszczania się osobiście). Kwalifikowany podpis elektroniczny jest honorowany we wszystkich państwach członkowskich Unii Europejskiej.
Jak uzyskać podpis elektroniczny kwalifikowany?
W geneart.io w trakcie jednej wizyty dopełnisz wszelkich formalności koniecznych do odebrania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. W pierwszej kolejności zweryfikujemy Twoją tożsamość (w przypadków obywateli Polski odbywa się to na podstawie dowodu osobistego lub paszportu, w przypadku obcokrajowców – paszportu lub karty stałego pobytu; w sytuacji reprezentowania firmy niezbędne będą dodatkowe dokumenty: aktualny odpis z KRS). Następnie przygotujemy stosowny wniosek, który zostanie wysyłany do Certum by Asseco w celu jego rozpatrzenia. Ostatnim etapem jest dokonanie płatności za usługę.
Jakie rodzaje podpisu mam do wyboru?
Dokonując wyboru między rodzajem kwalifikowanego podpisu elektronicznego, należy uwzględnić jego charakterystykę i sposób jego zastosowania. Kwalifikowany podpis elektroniczny dostępny jest w dwóch wariantach:
- podpis mobilny Simply Sign – do jego użycia nie potrzebujesz komputera, a jedynie telefon z zainstalowaną, dedykowaną aplikacją; to rozwiązanie sprawdzi się optymalnie w przypadku osób pracujących zdalnie, często przemieszczających się, mających potrzebę korzystania z podpisu elektronicznego w różnym lokalizacjach; pozwala na podpisanie nawet 15 dokumentów na sekundę, jest ważny od 1 do 3 lat i dodatkowo możesz zintegrować SimplySign za pomocą API;
- podpis z wykorzystaniem karty i czytnika Certum Mini – to rozwiązanie dogodne dla osób pracujących stacjonarnie z ciągłym dostępem do komputera; do złożenia podpisu każdorazowo będziesz wykorzystywać komputer oraz pendrive; w przypadku tego podpisu możesz podpisać 1 dokument na sekundę, Twój e-podpis jest ważny od 1 do 3 lat i korzystasz ze sprawdzonego oprogramowania.
Co składa się na cenę kwalifikowanego podpisu elektronicznego?
Istotne pozostają następujące czynniki wpływające na ostateczny koszt:
1. rodzaju podpisu: Simply Sign lub Certum Mini oraz czas jego ważności: 1 rok, 2 lub 3 lata;
2. tryb wydania podpisu, czyli szybkość wydania certyfikatu przez Certum (do wyboru pozostają opcje: 30 minut, 24 godziny lub 7 dni.
Jakiego rodzaju dokumenty są najczęściej podpisywane z użyciem e-podpisu?
Kwalifikowany podpis elektroniczny jest najczęściej wykorzystywany w przypadku akceptowania i potwierdzania takich dokumentów jak:
- umowy cywilnoprawne – umowy sprzedaży, najmu, współpracy,
- dokumenty finansowe – wnioski kredytowe, deklaracje podatkowe, sprawozdania finansowe,
- dokumenty korporacyjne – protokoły z posiedzeń zarządów, listy obecności, umowy wspólników, zmiana umowy spółki etc.,
- zgłoszenia do urzędów – wnioski o dotacje, rejestracje firm, dokonywanie zmian w KRS,
- dokumenty związane z zatrudnieniem – umowy o pracę, oświadczenia pracownicze.
Reasumując, mamy nadzieję, że powyższe przekonało Cię do tego, że zdecydowanie warto posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny. Najistotniejsze zalety dysponowania tym narzędziem to przede wszystkim:
- bezpieczeństwo: kwalifikowany podpis jest bezpieczniejszy niż zwykły podpis elektroniczny, ponieważ opiera się na certyfikatach wydawanych przez zaufane centra certyfikacji,
- formalnoprawna ważność: w wielu krajach, w tym w Polsce, kwalifikowany podpis ma równoważną moc prawną do tradycyjnego podpisu odręcznego, co oznacza, że dokumenty podpisane w ten sposób są uznawane nawet w sądach,
- oszczędność czasu i kosztów: możliwość podpisywania dokumentów online eliminuje potrzebę fizycznych spotkań, co przyspiesza procesy biznesowe,
- wygoda: możesz podpisywać dokumenty z dowolnego miejsca na świecie i w dogodnym dla Ciebie czasie,
- zgodność z regulacjami: niektóre branże wymagają stosowania podpisów elektronicznych do potwierdzania zgodności z przepisami prawa, co czyni kwalifikowany podpis praktycznie niezbędnym,
- ochrona danych: podpis elektroniczny zapewnia integralność dokumentu – każde zmiany dokonane już po podpisaniu dokumentu są łatwe do zidentyfikowania.
Wniosek pozostaje jeden – kwalifikowany podpis elektroniczny, w dzisiejszych czasach komunikowania się na odległość, jest przydatnym i wartościowym narzędziem zarówno dla firm jak i osób prywatnych.
